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根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家教育部《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《湖北省檔案管理?xiàng)l例》等規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際，特制定本規(guī)范。

一、 本檔案工作基本原則

（一）本校在黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像載體材料，均屬學(xué)校檔案。

（二）本校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行文件材料形成部門和課題組立卷歸制度。各文件材料的歸檔工作應(yīng)實(shí)行“三納入”，即納入學(xué)校各部門各單位的計(jì)劃、規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍；做到“四同步”管理，即：布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

（四）各立卷單位要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位（部門）檔案工作，并確定相應(yīng)的兼職檔案人員，認(rèn)真做好本單位（部門）各類檔案的收集、整理、歸檔工作。

二、歸檔范圍的確定

（一）確定的原則

1、歸檔的各類文件材料必須對(duì)社會(huì)和學(xué)校當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)和發(fā)展具有參考作用、憑證作用和研究?jī)r(jià)值。

2、歸檔的文件材料必須遵循其自然規(guī)律，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系。

（二）歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)

1、歸檔主要內(nèi)容包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、設(shè)備、出版、外事、財(cái)務(wù)管理文件和聲像載體。具體范圍見《湖北中醫(yī)藥高等專科學(xué)校文件材料歸檔范圍和保管期限表》

2、歸檔的重點(diǎn)以本校形成的、不同載體形式的文件材料為主，特別是全局性、綜合性的文件材料；其次是上級(jí)和其他單位的來文、來電及附件等。上級(jí)來文中，應(yīng)以針對(duì)學(xué)校的指令性、指導(dǎo)性文件為主。

（三）凡屬應(yīng)歸檔的文件材料，若采用計(jì)算機(jī)管理而無(wú)紙載體形式的，必須打印成紙質(zhì)材料，連同光盤或磁盤一起立卷歸檔。

（四）不歸檔的文件材料

1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)供參閱、不辦的文件材料；

2、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)供參考的抄件；

3、上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見末定稿的文件；

4、重份文件；

5、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；

6、末經(jīng)會(huì)議討論，末經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿，打印文件的各次校對(duì)稿（學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；

7、從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；

8、無(wú)特殊保存價(jià)值的信件，一般性表態(tài)、咨詢一般性問題、提出一般性意見的人民來信；

9、學(xué)校內(nèi)部相互抄送的文件材料，不履行公文的行文、介紹信等；

10、本校負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本校無(wú)關(guān)的文件材料；

11、以參考為目的從各方面收集的文件材料；

12、非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

三、各關(guān)文件材料的部門立卷和歸檔流程

（一）形成積累

1、學(xué)校各部門均為立卷單位，分工歸口立卷。

2、各立卷歸檔單位的文書處理人員或兼職檔案人員，平時(shí)應(yīng)按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸卷。

（二）立卷

1、立卷原則

立卷歸檔單位應(yīng)按問題、時(shí)間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)照顧保存價(jià)值、分類組卷、以能準(zhǔn)確、全面反映學(xué)校真實(shí)面貌和部門的主要職能活動(dòng)，便于查找利用為原則。

2、立卷分工

（1）上級(jí)下達(dá)的文、電材料，綜合性的，由黨辦、校辦立卷歸檔；專業(yè)性的或具體業(yè)務(wù)性的，由各承辦單位立卷歸。

（2）以黨委、學(xué)校名義的發(fā)文，由黨辦、校辦分別立卷歸檔（一般應(yīng)保存兩份以上）。以單位名義的發(fā)文，由單位立卷歸檔（也應(yīng)保存兩份以上）。

（3）黨委和學(xué)校召開的代表大會(huì)、黨委會(huì)、黨委擴(kuò)大會(huì)、辦公會(huì)所形成的材料，由黨辦、校辦分別立卷歸檔。職能部門以黨委和學(xué)校名義召開的全校性專門會(huì)議所形成的材料，有主辦單位立卷歸檔。

（4）本校各單位向黨委、學(xué)校的請(qǐng)示、報(bào)告及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件，由報(bào)文單位立卷歸檔。

（5）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各單位負(fù)責(zé)人（代表學(xué)校參加校外重要會(huì)議）的講話和發(fā)言稿，由承辦單位立卷歸檔。

（6）兩個(gè)以上單位共同辦理的文件，由主辦單位立卷歸檔。

（7）各臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤銷機(jī)構(gòu)形成的材料，應(yīng)于機(jī)構(gòu)撤銷前做好整理工作，移交本校檔案館保存，任何人不得帶入其他單位。

（8）重要的人民來信來訪材料，由承辦單位立卷歸檔。

3、立卷程序

按照歸檔時(shí)間要求由兼職檔案員按案卷類目將文件收齊歸卷，并對(duì)文件進(jìn)行整理檢查，依照如下程序進(jìn)行：

（1）檢查案卷文件成分，文件是否收集齊全完整，同時(shí)檢查案卷有無(wú)不需要立卷歸檔的文件材料。

（2）檢查案卷文件的聯(lián)系。依照案卷類目糾正案卷之間歸卷不統(tǒng)一，相互混淆重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。

（3）檢查案卷文件保存價(jià)值。查看各案卷中文件保存價(jià)值是否有差異，各部分之間是否大體一致。

（4）檢查案卷文件數(shù)量。一般不超過200頁(yè)。對(duì)同一問題文題數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷。問題單一，文件數(shù)量少者可組薄卷。

4、立卷分類

（1）分年度

先將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。一般文件歸入文件形成年度；跨年度規(guī)劃、計(jì)劃，可歸入文件內(nèi)容針對(duì)的后一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一年度年；跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應(yīng)歸入結(jié)案年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度；按學(xué)年度處理的文件歸入結(jié)束年度。

（2）分問題

將文件按其內(nèi)容反映的問題、事物分開。

（3）分期限

將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。

5、立卷組合

（1）立卷組合基本要求

立卷組合一般應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密。

（2）立卷組合形式，一般按下屬內(nèi)容和順序進(jìn)行：

會(huì)議文件，按會(huì)議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會(huì)一卷、一會(huì)數(shù)卷、或數(shù)會(huì)一卷。

非訴訟案件材料，按立卷問題或人頭組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷；

人民來信材料，可按信件作者，信件的處理形式或信件所反映的問題組合；

統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，按照格式名稱組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一卷或數(shù)卷；

學(xué)校管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)文件、調(diào)查材料等，一般按單一問題組合；

工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按責(zé)任者或名稱組合；

簡(jiǎn)報(bào)按名稱或期號(hào)組合；

其它文件可根據(jù)其具體情況決定組合形成。

6、卷內(nèi)文件材料按重要程度或時(shí)間順序排列

批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；

其他文件材料按時(shí)間順序排列。

7、成卷裝訂的卷內(nèi)編頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)文件無(wú)論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁(yè)號(hào)；頁(yè)號(hào)的位置在每面材料非裝訂線一側(cè)的下角。

按件裝訂的卷內(nèi)文件材料應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章；并填寫檔號(hào)章的各個(gè)項(xiàng)目，編制件號(hào)；檔號(hào)章的位置在每件文件首頁(yè)的右上角、卷內(nèi)文件的件數(shù)、一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件；請(qǐng)示與批復(fù)，來文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù)；正本、定稿、歷次修改稿應(yīng)分別計(jì)算件數(shù)；正件與附件，按一件計(jì)算。

8、填寫卷內(nèi)文件目錄

順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號(hào)。

文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

責(zé)任者：形成該文件的單位或?qū)υ撐募?fù)有責(zé)任的署名者。

題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加

“（ ）”號(hào)。

日期：文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)間可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日數(shù)的右下角加“ .”號(hào)。

頁(yè)號(hào)：卷內(nèi)文件起止之頁(yè)的編號(hào)

卷內(nèi)文件目錄按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，計(jì)算機(jī)打印。

9、案卷裝訂。

案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，訂口和地腳與卷皮平齊，采用三孔一線法裝訂。對(duì)在裝訂線以上有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進(jìn)行加邊、修補(bǔ)和裱糊；對(duì)較大的表格，要適當(dāng)?shù)卣郫B。

10、填寫卷內(nèi)備考表

本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立卷好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名標(biāo)注時(shí)間。

立卷人：由組成本卷的責(zé)任者簽名。

檢查人：有立卷單位對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者（單位分管負(fù)責(zé)人）簽名。

11、擬寫案卷標(biāo)題。要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種），案卷標(biāo)題不得超過50個(gè)字。除會(huì)議文件外，不得用“ 文件材料”；除一般函件外，不得用“ 來往文書”；除非訴訟案件材料外，不得用“ 案件”。

12、填寫案件封面

（1）全宗名稱：填寫“湖北中醫(yī)藥高等專科學(xué)校”

（2）類目名稱：類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級(jí)類目名稱。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。

（3）案卷題名：案卷題名書寫或打印時(shí)，應(yīng)注意居中、對(duì)稱。

（4）卷內(nèi)文件起止日期：卷內(nèi)文件形成的最早至最晚日期。

（5）保管期限：依據(jù)保管期限表，確定案卷的保管期限。

（6）件、頁(yè)數(shù)：按照案卷內(nèi)實(shí)際件、頁(yè)數(shù)填寫。

（7）密級(jí)：按卷內(nèi)文件材料最高密級(jí)填寫。

13、編制檔號(hào)

各單位立卷人將整理完畢的案卷交本校檔案館，檔案館按《湖北中醫(yī)藥高等專科檔案實(shí)體分類實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定統(tǒng)一編制檔號(hào)。

14、編制案卷目錄

裝訂好的案卷，經(jīng)過分類排列和編號(hào)以后，按照排好的順序，登記案卷目錄。填寫時(shí)按照案卷封面上的內(nèi)容和已固定的案卷順序，逐卷進(jìn)行登記。案卷目錄一式兩份，其中一份作全引目錄，另一份備查。

15、案卷進(jìn)盒

案卷整理完畢，分類按檔號(hào)順序裝盒。

16、編寫立卷說明

立卷說明是立卷部門在每年立卷歸檔工作結(jié)束后，對(duì)當(dāng)年的機(jī)構(gòu)、主要職能活動(dòng)、立卷歸檔情況和文件材料的大體內(nèi)容所作的簡(jiǎn)介。通常由立卷單位基本情況和立卷歸檔情況兩部分組成。立卷說明一式兩份，其中一份送報(bào)學(xué)校檔案館。

17、凡需要?dú)w檔的文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制作材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，紙張規(guī)范（A4），干凈整潔，字跡工整，圖樣清晰，裝訂結(jié)實(shí)美觀，禁用鉛筆、圓珠筆、彩色筆書寫。

18、對(duì)一些專門檔案如聲像檔案、基建檔案等，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。

（三）歸檔驗(yàn)收

文件材料形成部門整理好案卷，學(xué)校檔案部門派人檢查合格后，填寫移交目錄。按各類檔案歸檔時(shí)間要求，雙方履行簽字蓋章手續(xù)后，并各執(zhí)一份存查。

四、歸檔時(shí)間

1、黨政部門按年度歸檔的部門應(yīng)在次年六月底以前歸檔。

2、本校教學(xué)部門按教學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在本年度十一月底前歸檔。

3、科研、基建部門應(yīng)在項(xiàng)目（課題）完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

4、設(shè)備檔案在設(shè)備驗(yàn)收完畢投入使用后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，引進(jìn)設(shè)備在索賠期滿后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

5、財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)年終結(jié)算后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后的次年六月底前移交。

6、隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。

湖北中醫(yī)藥高等專科學(xué)校

檔案查閱審批制度

為了貫徹執(zhí)行《保密法》、《檔案法》,使檔案利用滿足利用者工作的需要,特制定本制度.

一 、查閱檔案實(shí)行分級(jí)審批制度。

二、查閱檔案一般在檔案館進(jìn)行。特殊情況批準(zhǔn)可借出使用，按檔案價(jià)值收取押金，限期歸還。

三、末經(jīng)批準(zhǔn)利用者不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行摘錄、復(fù)制。

四、校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱的檔案范圍

1、珍貴檔案

2、黨委會(huì)、黨委擴(kuò)大會(huì)、黨委成員民主生活會(huì)記錄

3、校長(zhǎng)辦公會(huì)記錄

4、審計(jì)、紀(jì)檢、監(jiān)察調(diào)查材料

5、干部、職工受處分的原始材料

6、刑事、治安案件調(diào)查材料

7、本人人事檔案

8、重要的群眾來信、來訪材料

9、外單位利用我校的重要檔案

五、限定查閱的檔案范圍

1、人事檔案：組宣部、人事處

2、干部考核原始材料：組宣部

3、科技檔案：科研處、科研課題主持單位或課題組負(fù)責(zé)人

4、財(cái)務(wù)檔案：計(jì)財(cái)處、審計(jì)處

5、學(xué)生檔案：工學(xué)處、招生與就業(yè)指導(dǎo)處、教務(wù)處

6、基建檔案：后勤處

7、固定資產(chǎn)檔案：設(shè)備管理處、計(jì)財(cái)處

六、校內(nèi)開放的檔案范圍

1、不屬四、五項(xiàng)限定的檔案為校內(nèi)開放類檔案

2、校內(nèi)各部門均可利用校內(nèi)開放類檔案

3、外單位和個(gè)人利用校內(nèi)開放檔案。須經(jīng)檔案館批準(zhǔn)。

七、查閱檔案，應(yīng)在檔案館辦理查閱登記。

八、本制度自發(fā)之日起實(shí)施。

九、本制度由檔案館負(fù)責(zé)解釋。

檔案接收制度

一、立卷部門整理好的檔案，經(jīng)檔案部門檢查合格后，填寫移交目錄，在規(guī)定移交時(shí)間內(nèi)，雙方嚴(yán)格履行簽字等手續(xù)，并各執(zhí)一份存查。

二、移交檔案時(shí)，交接雙方必須認(rèn)真清點(diǎn)，做到移交清冊(cè)中的檔案數(shù)量與實(shí)際數(shù)量一致。

三、檔案部門在接收檔案時(shí)，必須認(rèn)真按《湖北中醫(yī)藥高等專科學(xué)校檔案工作規(guī)范》檢查驗(yàn)收案卷質(zhì)量，對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷不予接收。

四、檔案館每年6月底前完成上年度檔案的接收工作。

五、檔案館對(duì)校內(nèi)撤消機(jī)構(gòu)的檔案應(yīng)及時(shí)接收歸檔，防止檔案遺失，保證撤消機(jī)構(gòu)檔案資料的完整齊全。

檔案整理制度

一、按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案工作規(guī)范要求，館內(nèi)所有檔案必須按全宗進(jìn)行整理，做到同一個(gè)全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜，各全宗檔案存放有序。

二、檔案的系統(tǒng)整理，應(yīng)在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按照一定的原則和屬性進(jìn)行分類、編號(hào)、排架。對(duì)檔案館內(nèi)的檔案分類、編號(hào)、排架，一經(jīng)確定，不要隨意變動(dòng)。

三、編制不同門類檔案的案卷目錄、分類目錄、全引目錄、專題目錄索引等檢索工作。

四、學(xué)校各部門在每年6月底前完成各類文件材料的整理、裝訂、移交檔案館后，檔案館在11月底完成各類檔案的整理、編號(hào)、排架等歸檔工作。

檔案鑒定、銷毀制度

一、檔案館對(duì)擬歸檔的文件材料等，按國(guó)家檔案局及學(xué)校立卷歸檔的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定歸檔范圍及保管期限。

二、保管期滿的檔案，檔案館登記造冊(cè)，聘請(qǐng)有關(guān)專家成立鑒定小組。鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案提出分析報(bào)告和清冊(cè)，上報(bào)學(xué)校及有關(guān)部門審批。

三、經(jīng)鑒定審批可銷毀的檔案，由檔案館組織復(fù)核，經(jīng)審定無(wú)保存價(jià)值的方可銷毀。

四、檔案銷毀時(shí)，學(xué)校應(yīng)派兩人將銷毀檔案送市檔案局和保密局指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷完畢，監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)上簽名。檔案館在相應(yīng)登記薄和案卷目錄中注明“已銷毀”字樣。

五、銷毀檔案的鑒定分析報(bào)告、銷毀清冊(cè)及各級(jí)審批文件應(yīng)歸檔保存。

檔案保管制度

一、檔案館負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理學(xué)校各門類各種載體的檔案，對(duì)密級(jí)檔案要嚴(yán)加保管。保證檔案的完整與安全。

二、檔案裝具必須整齊劃一。檔案庫(kù)房必須符合檔案保管的要求。

三、檔案庫(kù)房必須具備防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光等防護(hù)措施，安裝鐵門、鐵窗和窗簾，配備滅火器、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)機(jī)等設(shè)備，以延長(zhǎng)檔案的壽命。

四、檔案庫(kù)房、查閱檔案用房、辦公用房應(yīng)三室分開。

五、定期清查核對(duì)館藏檔案和檢查庫(kù)房設(shè)備，切實(shí)做到賬物相符合及設(shè)備完好，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，妥善處理，如因管理不善造成損害和丟失的，應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任。

六、庫(kù)房檔案應(yīng)排列存放有序，方便查找。

七、對(duì)破損的、字跡褪色的檔案要做好技術(shù)處理，應(yīng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制，最大限度延長(zhǎng)檔案壽命。

八、檔案移交接收雙方必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)，并各執(zhí)一份存查。

檔案統(tǒng)計(jì)制度

一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》和上級(jí)有關(guān)統(tǒng)計(jì)工作的法令法規(guī)。

二、確定專人負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的統(tǒng)計(jì)工作。

三、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和檔案館內(nèi)各種檔案數(shù)據(jù)。

四、按照上級(jí)檔案部門的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)事求是的報(bào)送各種報(bào)表。

五、對(duì)上報(bào)的各種統(tǒng)計(jì)資料，必須真實(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)、遲報(bào)、不得偽造，篡改。

六、加強(qiáng)檔案整理和利用的統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析研究、總結(jié)，提高管理水平。

檔案利用制度

一、學(xué)校檔案館所保存的檔案，主要供本校利用。學(xué)校各部門因工作需要，經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后，均可查閱檔案。

二、校外單位和個(gè)人持合法證明，在說明利用的目的和范圍后，均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可摘錄和復(fù)制。

三、校外單位或個(gè)人查閱學(xué)校末開放的檔案，經(jīng)檔案館同意方可查閱，涉及學(xué)校核心工作或黨和國(guó)家秘密，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

四、檔案館所藏檔案一般不借出，確因特殊需要借出檔案，說明理由，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可借出。借出檔案嚴(yán)格履行借用登記手續(xù)，限期歸還。

五、檔案復(fù)制由檔案館負(fù)責(zé)，外單位或個(gè)人復(fù)制檔案按規(guī)定收費(fèi)。

六、末經(jīng)學(xué)校授權(quán)，任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案內(nèi)容。

檔案保密制度

一、檔案工作人員必須遵守《保密法》和《檔案法》有關(guān)規(guī)定，履行保守國(guó)家秘密的義務(wù)，切實(shí)維護(hù)和保障檔案的完整與安全。

二、檔案密級(jí)的劃分、變更和解密，必須嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，任何組織或個(gè)人不得擅自確定和改動(dòng)。

三、秘密以上的檔案應(yīng)妥善保管，嚴(yán)防泄密和失密事件發(fā)生。

四、凡查閱秘密級(jí)檔案經(jīng)有關(guān)部門及檔案館批準(zhǔn)，查閱機(jī)密以上檔案，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案館根據(jù)查閱內(nèi)容提供檔案，在指定地方查閱，不得私自抄錄和帶走秘密密級(jí)以上的檔案。

五、不得給利用者（經(jīng)批準(zhǔn)有關(guān)組織除外）查閱涉及到組織對(duì)個(gè)人鑒定，評(píng)定意見等方面的材料。

六、檔案館擬定專人負(fù)責(zé)有密級(jí)檔案的收集、整理、保管工作。

七、檔案館所有人員不得私自查閱保密檔案。

湖北中醫(yī)藥高等專科學(xué)校檔案管理考核實(shí)施辦法

為了加強(qiáng)我校檔案工作，根據(jù)《檔案法》和原國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》及《湖北中醫(yī)藥高等專科學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法：

一、考核標(biāo)準(zhǔn)、目的

按照原國(guó)家教委和學(xué)校檔案工作管理制度進(jìn)行檔案管理工作考核。通過檔案工作的考核評(píng)比，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案收集、整理工作、提高檔案工作效率和工作質(zhì)量，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

二、考核對(duì)象

全校各處室立檔單位均屬于考核對(duì)象。

三、考核標(biāo)準(zhǔn)及等次

1、考核標(biāo)準(zhǔn)（見附表）；

2、考核等次分為優(yōu)秀、合格、不合格。

考評(píng)90分以上為優(yōu)秀，60—90分為合格，60分以下為不合格。

四、考核辦法

全校檔案工作考核采取平時(shí)檢查與歸檔情況相結(jié)合的考核辦法。

五、獎(jiǎng)懲辦法

根據(jù)《檔案法》和《湖北中醫(yī)藥高等專科學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案管理工作實(shí)行獎(jiǎng)懲制度。在檔案工作考核中確定為優(yōu)秀的立檔單位及成績(jī)突出的個(gè)人，按照有關(guān)節(jié)規(guī)定，結(jié)予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案工作考核不合格的，進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，限期改正，并在年度考核時(shí)，分管檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員考核不得評(píng)為優(yōu)秀等次。

六、檔案管理考核工作由校檔案工作委員會(huì)和檔案執(zhí)法工作考核站組組織實(shí)施。

七、本辦法自發(fā)文之日起實(shí)施。

八、本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋。

湖北中醫(yī)藥高等專科學(xué)校檔案工作考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)表