第一條 為了加強學校檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在教學科研中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和普通高等學校檔案管理辦法》，結合我校實際，制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指學校在教學、科研、黨政管理以及其他活動
中直接形成的對學校和社會有保存價值和各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 學校在工作活動中藏咯門類、不同載體的檔案，均由學校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。
第四條 學校檔案工作是維護學校歷史真實面貌的重要事業(yè)，中辦好學校的重要基礎工作之一。學校檔案工作必須納入學校總體發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。
第五條 學校管理部門應嚴格執(zhí)行國家、學校的有關規(guī)定，確保檔案實體完整、準確、系統(tǒng)和安全，嚴守檔案秘密，大力開發(fā)檔案住處資源，滿足學校和社會的需要。
第六條 學校檔案工作由校長分管，同時接受荊州市檔案局的指導、監(jiān)督與檢查。
第八條 學校檔案是學校檔案工作管理部門，負責永久保存和提供利用本校檔案。其基本任務為：
一、貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，并規(guī)劃全校檔案工作；
二、制訂本校關于檔案工作的規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況；
三、負責接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管全校的各類檔案及有關資料。
五、負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，多途徑、多形式地開發(fā)檔案住處資源。
六、積極參加各種檔案學術交流活動，開展多方面協作，并采取走出去，請進來的方式進行檔案住處交流。
八、開展檔案定傳達室工作和利用者教育活動，不斷提高一校師生員工的檔案法制意識。
第九條 學校各系（部）、處、室等部門必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至二名專（兼）職人員，負責本部門的檔案懼、整理和移交工作。
第十條 檔案管理人員，要認真學習檔案理論知識，嚴格執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀律，具備檔案業(yè)務知識和一定的科學文化知識，身體健康。
一、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》和有關檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度；
三、做好檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研；
四、全面熟悉館藏，開發(fā)本館信息，積極提供利用，做好咨詢服務，嚴格執(zhí)行保密和查閱制度；
五、加強庫房管理，做好庫內外溫濕度的測評，年終對庫藏檔案資料進行全面核對清理，確保檔案的完整和安全。
六、負責對校內各部門的檔案工作進行業(yè)務檢查和指導，努力提高案卷質量；
八、服從領導分配，對工作認真負責、積極主動，保質保量按時完成自己承擔的各項工作任務，有團結互助精神，做到分工不分家；
九、努力學習專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務水平。
第十二條 各系（部）、處室部門檔案員要認真履行以下職責：
一、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》和有關檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度；
二、做好本部門檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計。編研；
三、全面熟悉本部門檔案資料，開發(fā)本部門檔案信息，積極提供利用，做好咨詢服務，嚴格執(zhí)行保密和查閱制度；
四、做好檔案管理工作，遵守防火、防潮、安全等規(guī)章制度；
五、按學校檔案館要求，按時向檔案館移交本部門檔案；
六、努力學習專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務水平。
第十三條 學校檔案工作所需經費單獨立項，列入學校預算，專款專用。學校各職能部門，對用于保存部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備，在部門經費中給予解決。
第十四條 根據需要，并考慮到長遠發(fā)展，檔案館需配備符合檔案管理要求的專用檔案庫房和統(tǒng)一的裝具，并安裝必要的保護設備。
第十五條 存放聲像等特殊載體檔案，要設有專門庫房，并配置恒、恒濕潤設施。
第十六條 學校應有計劃地為檔案部門配置復印、錄音、照像、錄像等設備，逐步實現電子計算機管理與檔案縮微化。
第十七條 學校和各部門應做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理，即布置、檢查、總結、驗收檔案工作。各部門要努力做到每項重要的教學、科研、黨政等管理工作，都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。
第十八條 各有關部門對科研成果、產品計劃與試制，基建工程等進行鑒定驗收，必須有本部門的檔案人員或學校檔案館人員參加。有關業(yè)務負責人應會同檔案人員對應歸檔的文件材料加以審查，簽署意見；沒有完整、準確，系統(tǒng)的文件材料的項目，不予上報成果。
第十九條 學校實行文件材料形成部門、課題組立卷制度。一般是由各立卷部門立卷人按總是特征組卷，以問題為主，結合時間，重要程度把具有相同特征，聯系密切的文件組合在一起，編排頁號或件號，填寫卷內目錄和案卷標題，交本部門分管負責人檢查，裝訂后向檔案館移交。學校檔案館應派人指導立卷工作。
一、黨群類：主要包括紀委、黨委辦公室、黨委組織部、黨委宣傳部、黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、工會、團委等部門的工作計劃、總結、各種會議文件、會議記錄、上級機關與本校關于黨群管理的文件材料（計劃生育領導小組辦公室設在工會，其有關文件材料歸于此類）；
二、行政類：主要包括校長辦公室、審計科、人事處、后勤處、圖書館、檔案館等部門的各種會議文件、會議記錄、工作計劃、總結、上級與本校有關行政管理的文件材料；
三、教學類：主要包括教務處、學生工作處、醫(yī)學教育督導室、招生辦公室和各系（部）在教學工作中所形成的文件材料，以及上級教育主管部門下達的指令性和指導性文件（師資培訓歸于人事類）；
四、科學研究類：主要包括科研處、中心實驗室在科研工作中形成的行政、計劃、成果、經費、基金等綜合性文件材料，學校在科學研究過程中（包括科研準備階段、實驗階段、鑒定階段、申報獎勵階段、推廣應用階段）所形成的文件材料；
五、產品生產與科技開發(fā)類：主要包括學校在科學技術開發(fā)過程中形成的綜合性文件材料以及產品的計劃、生產、鑒定、銷售管理過程中所形成的文件材料。
六、基本建設類：主要包括后勤處在新建和維修項目時從醞釀、決策、施工到竣工中所形成的文件材料（包括征用土地的文件材料），上級機關與本校有關文件材料；
七、儀器設備類：主要包括購進的價值2萬元以上的全套隨機技術文件及上級機關與本校有關儀器設備的文件材料；
八、出版類：主要包括上級及本校有關出版工作的文件材料；本校編輯出版的校報、本校學報編輯部編輯出版的學報及其他學術弄、刊物；
九、外事類：主要包括上級機關與本校關于外事出有因工作的文件材料；學校有關人員出席國際學術會議（含在國內舉辦的）、出國、出境考察、進修及學校聘請的外籍教師在教學科研活動中形成的文件材料；
十、財會類：主要包括計財處在經濟業(yè)務活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、工資清冊及上級機關與本校有關財務工作的文件材料；
十一、聲像類：主要包括全校各部（處、系）、直屬單位在重要活動、重大會議、重要項目中形成的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等；
第二十一條 學校所屬機構立卷檔案的文件材料，應符合下列要求：
一、歸檔的文件材料應齊全完整。已破損文件應予復制，復制件附于原件后一并存檔；
二、歸檔的文件材料，應遵循文件之間的形成規(guī)則，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分保存價值，分類組卷；
三、歸檔文件用紙規(guī)范，紙質優(yōu)良，字跡清楚、耐久，嚴禁用圓珠筆、紅筆、鉛筆等不耐久筆書寫；
四、案卷標題簡明確切，填寫備考表，編制卷內目錄符合規(guī)范要求；
一、黨政類和能按自然年度歸檔的文件材料在次年五月底以前歸檔；
二、教學類和能教學年度歸檔的文件材料在當年年底前歸檔；
三、科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔；
四、接收檔案必須履行相關手續(xù)，填寫移交清山，一式兩份，寫明案卷標題，卷內文件頁數，案卷數量，移交時間，交接雙方簽名蓋章；
第二十三條 個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體的文件材料，必須按照規(guī)定向檔案部門移交，集中管理，任何人不得據為已有。
第二十四條 個人在其非職活動中形成的各種載體形成的文件材料，檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行管理。對個人向檔案部門捐贈有價值檔案的，學校予以獎勵。
第二十五條 檔案館根據《湖北中醫(yī)藥高等專科學校檔案實體分類方案》對館藏檔案進行分類、編號、排列上架、編制檢索工具。根據檔案的保密程度，確定不同的利用范圍，建立檔案借閱和審批制度。做好檔案的利用效果登記。
第二十六條 本校形成的文件材料，絕大部分永久或長期保存，無查考利用價值的事務性、臨時性文件材料，一般不歸檔或短期保存。校外來文，凡針對學校的批復、指示要永久保存；普發(fā)的政策性文件材料，或與學校業(yè)務工作有直接關系的文件材料，要長期保存；其他材料短期保存或不歸檔。
第二十七條 檔案館組織做好檔案鑒定工作。凡需銷毀的檔案，應征得有關部門的同意，并編制清冊，報主管領導審批。銷毀時應指定專人監(jiān)銷，學校有關部門要派人參加，并在會簽單上簽名、蓋章。
第二十八條 檔案館要建立檔案統(tǒng)計、檢查制度，定期對檔案的收進、整理、保管利用和本館的各種數據情況進行檢查和統(tǒng)計。
第二十九條 檔案館要注意研究、改進檔案保護技術，及時修補、修復殘破檔案。要建立和健全庫房管理制度，落實防火、防盜、防蟲、溫度濕度控制等安全措施，確保檔案安全。
第三十條 檔案住處管理是學校信息管理的重要組成部分。為加強檔案信息管理系統(tǒng)的基礎建設，檔案館應積極推進檔案計算機管理，逐步實現檔案的電子化，并建立檔案數據庫。
第三十一條 檔案館對于自形成之日起檔案應向全校和社會開放，但對其中涉及國家安全和學校重大利益的檔案，須經校分管領導批準后分期分批開放。
第三十二條 學樣檔案館所保存的檔案，主要供本校利用。凡需利用館藏檔案者應用遵循下列規(guī)定。
一、本校各單位或個人可直接到檔案館查閱。如校外單位或個人需查時，應持介紹信，經檔案部門負責人同意后，方可查閱；
二、利用者要求復制檔案，一般由檔案館管理人員負責辦理；
三、對校外單位和個人查閱、借用、復制本校檔案（包括本校師生員工為個人目的的利用館藏檔案）的，應按規(guī)定收取費用。
四、查閱檔案限在閱文室。案卷一般不外借，特殊情況需外借，須經檔案館負責人批準，檔案館應定期檢查外借檔案的歸還情況，如發(fā)現損壞或丟失，當事者要寫出書面報告，報請學校處理
第三十三條 檔案館應根據學校和社會需要，有計劃時代 ，有步驟地對檔案資料做好編研工作，為學校教學、科研、管理與領導決策提供有價值的參考資料。
第三十四條 對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，須經檔案館及學校領導批準。
第三十五條 學校建立檔案工作檢查、考核、評估制度。學校對專兼職檔案人員和立卷歸檔部門，按其職責與要求，實行年度考證，對做出成績的先進單位和個人給予獎勵。對不能按時完成立卷歸檔任務的單位和個人當年不得評為任何先進。
第三十六條 對違反《中華人民共和國檔案法》并有下列行為之一的，要按照規(guī)定給予當事者以通報批評直至行政處分，構成犯罪的移交司法部門處理；
二、擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于學校所有的檔案的；
六、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施、造成檔案損失的；
第三十七條 本辦法從印發(fā)之日起實行，以往的有關規(guī)定，凡與本辦法相矛盾的，以本辦法為準。
