第一條 為使學(xué)校公文處理工作科學(xué)化、制度化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和省委、省政府辦公廳有關(guān)文件要求，特制定本辦法。
第二條 學(xué)校黨政機(jī)關(guān)的公文，是學(xué)校黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第五條 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。
第六條 各部門、單位辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)公文處理工作。不設(shè)辦公室的單位和部門也應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。校黨委組宣部、校長(zhǎng)辦公室主管學(xué)校黨政的公文處理工作。
適用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。
適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
適用于批轉(zhuǎn)下屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下屬單位辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。
適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
適用于答復(fù)下屬單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。
適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。
適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
適用于不相隸屬單位之間互相商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第八條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。
㈠ 涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
㈡ 緊急公文應(yīng)該根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“急件”。其中，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
㈢ 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。
㈣ 發(fā)文字號(hào)應(yīng)包括單位代字、年份和序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號(hào)。學(xué)校黨政公文的代字分別由“鄂中醫(yī)專黨”、“鄂中醫(yī)專”組成。由組宣部、校辦編寫(xiě)登記；校紀(jì)委、校團(tuán)委、校工會(huì)公文代字分別為“鄂中醫(yī)專紀(jì)”、“鄂中醫(yī)專團(tuán)”、“鄂中醫(yī)專工”由紀(jì)委、團(tuán)委、工會(huì)辦公室編寫(xiě)登記。
㈤ 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
㈥ 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
㈦ 主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。
㈧ 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明附件順序和名稱。
㈨ 公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。
㈩ 成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(十一) 公文如有附注（需要說(shuō)明的其它事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。
(十二) 公文一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。
(十三) 抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其它單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。
第九條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十條 文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）。左側(cè)裝訂。
第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。
第十二條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。
第十三條 學(xué)校各職能部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向各系、部等行文。
除黨委組宣部、校長(zhǎng)辦公室外，其它部門、單位不得對(duì)外正式行文。
第十四條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)學(xué)校審批的事項(xiàng)，經(jīng)學(xué)校同意后，也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)學(xué)校同意。
第十五條 屬于職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送職能部門處理。
第十六條 部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。
第十七條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其它單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。向校黨委領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示或報(bào)告的公文，主送校黨委組宣部；向校行政領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示或報(bào)告的公文，主送校長(zhǎng)辦公室。
報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
第十八條 除學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)直接交代的事項(xiàng)外，不得以部門、單位名義向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。
第十九條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送單位和抄送單位。上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)應(yīng)抄送其另一上級(jí)單位。
第二十條 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十一條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
㈠ 符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及其它規(guī)定、上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
㈡ 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
㈢ 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。
㈣ 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
㈤ 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。
㈥ 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“㈠ ”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。
㈦ 應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。
㈧ 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
㈨ 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為語(yǔ)素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十二條 擬制公文，對(duì)涉及其它部門、單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦單位的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦單位可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門、單位會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。
第二十三條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十四條 以本部門、單位名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本部門、單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其它負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
第二十五條 公文正式印制前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。
第二十六條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第二十七條 收到下級(jí)單位上報(bào)的需要辦理的公文，辦公室或文秘人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本部門、單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；涉及其它部門或單位職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第二十八條 經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，辦公室或秘書(shū)應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門、單位辦理，需要兩個(gè)以上部門、單位辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門、單位。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)部門、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。
第二十九條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門、單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的部門并說(shuō)明理由。
第三十條 收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由辦公室或文秘人員提出擬辦意見(jiàn)，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。
第三十一條 公文辦理中遇有涉及其它部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。
第三十二條 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其它審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。
第三十三條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室或文秘人員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
第三十四條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其它有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十五條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，以便于保管和利用。
第三十六條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其它單位保存復(fù)制件或其它形式的公文副本。
第三十七條 本單位負(fù)責(zé)人兼任其它單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過(guò)程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。
第三十八條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定，定期向?qū)W校綜合檔案室移交。以學(xué)校黨委和學(xué)校名義發(fā)文，歸檔由組宣部、校辦負(fù)責(zé)，各部門、單位發(fā)文歸檔自行負(fù)責(zé)。歸檔統(tǒng)一到校辦檔案室辦理。
第三十九條 擬制、修改和簽批公文，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第四十條 公文由辦公室或文秘人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十一條 各部門、單位應(yīng)當(dāng)健全本單位公文處理的有關(guān)制度。
第四十二條 上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)本部門、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十三條 校內(nèi)辦公信息系統(tǒng)發(fā)布或以電子郵件形式發(fā)送的公文，應(yīng)當(dāng)履行公文處理相關(guān)程序，并同印發(fā)的紙制公文具有同等效力。
第四十四條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋單位證明章。
第四十五條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第四十六條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。
第四十七條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)?shù)怯洝?/p>
第四十八條 單位合并時(shí)，全部公文應(yīng)隨之合并管理。機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交學(xué)校綜合檔案室。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第四十九條 密碼電報(bào)的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第五十條 外事方面的公文，按照有關(guān)規(guī)定辦理。
第五十一條 本辦法適用于學(xué)校各部門、單位。
第五十二條 本辦法由黨委組宣部、校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋。
